La nouvelle réglementation sur l'immigration a un impact sur les employeurs de la Floride

Depuis 1996, E-Verify, un service numérique gratuit de vérification de l’immigration, existe pour aider les employeurs à s’assurer que leur main-d’œuvre embauchée est autorisée à travailler aux États-Unis. Alors que la Floride a rendu l’inscription et l’utilisation d’E-Verify obligatoires pour les employeurs publics et privés qui ont passé des contrats avec des gouvernements étatiques ou locaux (ou ont reçu des fonds incitatifs gouvernementaux), l’utilisation générale d’E-Verify par les employeurs de Floride était par ailleurs volontaire. Le 10 mai 2023, cela a changé. À compter du 1er juillet 2023, les employeurs privés comptant au moins 25 employés en Floride seront désormais tenus d’utiliser E-Verify pour confirmer l’admissibilité de leurs employés à travailler aux États-Unis. Si un employeur couvert n’utilise pas le système E-Verify comme requis trois fois au cours d’une période de deux ans, la loi prévoit que l’employeur est passible d’une amende obligatoire de 1 000 USD pour chaque jour de non-conformité. La loi exclut même une défense soulevée par l’employeur selon laquelle le système E-Verify n’était pas disponible. Ces exigences strictes et les pénalités potentielles peuvent affecter considérablement les pratiques d’embauche de nombreux employeurs en Floride.

La loi sur la réforme et le contrôle de l’immigration de 19861 exige que tous les employeurs américains (quelle que soit leur taille) demandent aux personnes embauchées de remplir le formulaire de vérification de l’admissibilité à l’emploi (formulaire I-9) pour aider à vérifier l’identité de la personne et confirmer son autorisation de travailler aux États-Unis. L’employeur doit remplir sa partie du formulaire I-9 à la date d’embauche, et les employés doivent remplir et fournir des documents confirmant leur identité et leur autorisation de travail dans les trois jours suivant le premier jour d’emploi. Depuis 1996, les employeurs peuvent utiliser le système E-Verify, qui est un système Internet fourni par le département de la Sécurité intérieure des États-Unis pour confirmer électroniquement l’identité et l’admissibilité d’une personne à un emploi aux États-Unis. Bien qu’il existe des lois qui obligent certains employeurs dans certains endroits et dans certaines circonstances à utiliser le système E-Verify, il ne s’agit pas d’un outil obligatoire général. Néanmoins, de nombreux employeurs l’utilisent volontairement parce que le gouvernement présume que si le système E-Verify est utilisé de bonne foi, l’employeur n’a pas sciemment embauché un travailleur non autorisé.

Alors que certains employeurs de Floride ont été tenus d’utiliser le système E-Verify, la plupart des employeurs en Floride ne l’ont pas fait. Le 10 mai 2023, le gouverneur de la Floride, Ron DeSantis, a promulgué le projet de loi sur l’immigration de la Floride, le projet de loi 1718 du Sénat, imposant finalement des exigences importantes en matière de vérification et de tenue de dossiers aux employeurs privés et publics de Floride. À compter du 1er juillet 2023, les employeurs privés comptant au moins 25 employés en Floride doivent utiliser le système E-Verify pour vérifier l’admissibilité à l’emploi de chaque nouvel employé dans les trois jours ouvrables suivant le premier jour de travail du travailleur.2 Cette exigence s’applique à tout travailleur embauché à compter du 1er juillet 2023. Les employeurs couverts sont également tenus de conserver les dossiers de la documentation et de la vérification générés pour tout employé nouvellement embauché pendant au moins trois ans. De plus, il est interdit aux employeurs couverts de continuer à employer une personne lorsqu’elle apprend que l’employé n’est pas autorisé à travailler aux États-Unis.

En vertu de la nouvelle loi, l’utilisation du système E-Verify conférera aux employeurs une présomption réfutable qu’ils n’emploient pas sciemment un travailleur non autorisé. Les employeurs couverts ne sont pas dispensés d’utiliser le système E-Verify dans le cas où le système est arrêté pour maintenance ou autrement indisponible pendant la fenêtre de conformité de trois jours. Au lieu de cela, si le système E-Verify n’est pas disponible, les employeurs couverts doivent utiliser le formulaire I-9 pour vérifier l’admissibilité à l’emploi d’un nouvel employé et documenter que le système E-Verify n’est pas disponible en obtenant une capture d’écran pour chaque jour où le système est en panne ou en enregistrant toute annonce publique concernant l’indisponibilité du système. Les employeurs devront également certifier qu’ils ont utilisé le système E-Verify lorsqu’ils versent des cotisations ou remboursent le système de chômage de la Floride.

Les employeurs couverts doivent fournir des copies des documents à l’appui de la vérification de l’éligibilité à l’emploi à la demande du Département de l’application de la loi de Floride, du procureur général, du Département des opportunités économiques (DEO), du procureur de l’État ou du procureur de l’État du circuit dans lequel l’employé nouvellement embauché travaille. À compter du 1er juillet 2024, si le DEO détermine qu’un employeur couvert n’a pas vérifié l’admissibilité à l’emploi de ses nouveaux employés à l’aide du système E-Verify, il doit aviser l’employeur de la non-conformité. L’employeur avisé aura alors 30 jours pour remédier à sa non-conformité. Si le DEO détermine qu’un employeur a omis d’utiliser le système E-Verify trois fois au cours d’une période de 24 mois, l’employeur sera condamné à une amende de 1 000 USD par jour jusqu’à ce que la non-conformité soit corrigée.

Alors que les employeurs de Floride naviguent dans ces nouvelles exigences de vérification et de tenue de registres, le groupe de pratique K&L Gates Labor, Employment, and Workplace Safety peut vous aider dans tous les aspects de la préparation et du maintien de la conformité en vertu de la nouvelle loi.

1 8 C.F.R. § 274a.2 (2023).

2 Fla. SB 1718 (2023).

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